[I-9 절차준수의 중요성] 주재원비자 승인, 끝이 아니라 시작입니다.

 

이 칼럼에서 다루는 주제 관련 근거법령:  The Immigration Reform and Control Act of 1986 (IRCA) Immigration and Nationality Act (INA) Section 274A 8 U.S.C. § 1324a - Unlawful employment of aliens 8 C.F.R. Part 274a - Control of Employment of Aliens

미국진출 현지법인의 고용 관리: I-9 절차 준수의 중요성

바이든 정부이후 지금까지, 미국에 자국보호 정책 등에 따라 실로 많은 국내기업들이 미국에 현지법인을 설립하고, 주재원을 내보내고 있습니다. 문제는 주재원을 내보내는 데에만 집중하다 보니, 이에 대한 유지관리가 소홀하여 많은 문제가 발생하고 있다는 것입니다.  이번 칼럼에서는 이민자로 구성된 나라 인 미국에만 있는 I-9 제도에 대해서 논의해 보려 합니다.

미국에서 사업을 운영하는 기업이라면 피고용인 관리를 철저히 해야 하는데, 특히 고용노동법, 세법 그리고 이민법 관점에서 그렇습니다.

미국이민법 관점에서 정말 정말 중요한 것이 I-9 즉 고용자격검증(Employment Eligibility Verification) 절차를 철저히 준수해야 한다는 것 입니다.  특히, 외국인 근로자의 고용과 관련된 법적 규정이 점점 더 강화되는 상황에서, 고용주가 이를 제대로 준수하지 않으면 심각한 법적 책임과 재정적 손실을 초래할 수 있습니다.  미국 진출 법인들이 I-9 준수를 철저히 해야 하는 이유와 그 중요성을 살펴보겠습니다.

1. Form I-9 절차준수 : 고용주의 필수 의무

미국에서 근로자를 고용하는 모든 기업은 I-9 양식을 작성 및 보관해야 합니다. 이는 신규 입사한 직원의 신원과 이민법상 취업 자격(authorized employees)을 확인/검증하는 중요한 절차로, 1986년 이민 개혁 통제법(IRCA:  The Immigration Reform and Control Act of 1986 (IRCA) ) 이후 모든 고용주가 따라야 하는 법적의무가 되었으며, 세부 내용은 아래와 같습니다.

• 고용주는 신입 직원이 고용 시작 후 3일 이내에 I-9 양식을 작성하도록 해야 합니다.
• 고용주는 신입직원의 신분증 및 미국이민법상 취업자격 증명서류를 신중하게 검토하고 사본을 보관해야 합니다.
• 작성된 I-9 양식을 일정 기간 보관하고, 정부의 조사/감사(I-9 inspection or audit) 요청이 있을 경우 즉시 제출할 수 있도록 준비되어 있어야 합니다.

2. 절차미준수 및 불법 고용에 대한 미국정부의 강력한 제재

I-9 절차를 준수하지 않을 경우, 미국 이민법 위반으로 간주되어 정부 기관의 강력한 제재를 받을 수 있는데, 특히, 불법 취업자를 고용하거나 I-9 양식을 부실하게 관리할 경우 다음과 같은 처벌을 받을 수 있습니다.

• 민사 벌금 (Civil Penalty): 
  1) 고의로 불법 체류자를 고용하거나 계속 고용하는 경우: 첫 번째 위반 시 불법 체류자 한 명당 $573에서 $22,927, 이후 위반 시 더 높은 처벌을 받습니다.
  2) 실질적 또는 시정되지 않은 위반: 위반 건당 $230에서 $2,292.
  
• 형사 처벌:  절차미준수가 의도적으로 행해졌다고 판명될 경우 (즉 패턴 또는 관행 pattern or practice이 보이는 경우), 직원 1명당 최대 $3,000 벌금 및 6 개월 징역형.

즉, 기업이 I-9 규정을 준수하지 않으면 단순한 벌금이 아니라, 형사 기소로까지 이어질 수 있습니다.

3. 미국 정부의 고용 감사 및 단속 강화

최근 들어 미국 정부는 불법 취업 단속을 더욱 강화하고 있으며, ICE(이민세관단속국)와 USCIS(미국 이민국)는 대규모 기업 뿐만 아니라 중소기업도 정기적으로 감사를 실시하고 있으며, E-Verify 시스템을 통한 취업 자격 검증을 적극 장려하고 있습니다.

특히, 최근 몇 년간 수백 개의 기업이 불법 고용 및 I-9 서류 관리 부실로 인해 대규모 벌금을 부과 받은 사실이 있으며. 대표적인 사례로, Asplundh Tree Experts는 불법 취업자를 조직적으로 고용한 혐의로 총 $95백만(약 1,250억 원)의 벌금 및 손해배상을 부담해야 했습니다.

따라서, 미국 진출 법인은 HR팀에 관련 담당자를 지정하고, 전문가의 도움을 받아 주기적인 I-9 내부 감사와 직원 교육을 통해 정부 감사에 철저히 대비해야 합니다.

4. 기업의 명성 및 운영 리스크 관리

I-9 절차 미준수는 미국이민법 뿐만 아니라 노동고용법 등 관련법 위반도 동반하는 경우가 대부분인데, 이러한 법규정위반으로 벌금을 부과 받거나 형사 처벌을 받을 경우, 단순한 금전적 손실을 넘어 기업의 평판에도 치명적인 영향을 미칠 수 있으므로, 전사적인 Risk Management차원에서 접근해야 하며, 다음과 같은 문제가 일어날 수 있습니다.

• 불법 고용이 언론에 보도될 경우, 고객 및 투자자의 신뢰 하락
• 정부 감사 대상이 된 기업은 추가적인 세무 및 노동법 감사를 받을 가능성 증가
• 기존 직원들의 사기 저하 및 내부 혼란 발생

따라서 I-9 규정을 철저히 준수하는 것은 법적 의무일 뿐만 아니라, 기업의 지속적인 성장과 신뢰를 유지하는 중요한 전략입니다.

5.  I-9 및 고용 준수를 위한 실질적 대책 제안

따라서, 미국현지법인을 운영하는 기업은 다음과 같은 실질적인 대책 마련을 강력히 권고해 드립니다.

1)     내부 I-9 감사(Internal I-9 Audit) 시스템 구축

• 정기적으로 I-9 양식을 검토하고, 오류를 사전에 수정한다.
• 정부 감사 요청 시 신속하게 대응할 수 있도록 모든 서류를 체계적으로 보관한다.

2)      E-Verify 사용 검토

• E-Verify는 정부에서 제공하는 온라인 취업 자격 검증 시스템으로, 직원의 취업 자격을 신속하게 확인할 수 있는 편리한 시스템입니다. 가입을 강력히 권고해 드립니다.
• 참고로, 일부 주(2025년 현재 Arizona, Georgia, Mississippi, North Carolina, South Carolina, Tennessee, Utah)에서는 E-Verify 사용이 의무화되고 있으며, 정부 계약을 따내는 데에도 가산점이 주어집니다.

3)     HR 및 관리직 대상 교육

• HR 및 관리직 직원들에게 I-9 서류 작성 및 검토 교육을 정기적으로 제공해야 합니다.
• 특히 위조 서류 감별 방법 및 차별 금지 조항(예: 특정 국적을 이유로 취업을 거부하는 행위)을 철저히 숙지하도록 해야 합니다.

4)     법률 전문가와의 협력

• 미국 이민법 및 노동법 변호사에게 수시로 자문을 구하여, 최신 규정 변화에 신속하게 대응해야 하여,
• 정부 감사나 소송이 발생할 경우, 신속히 수습하고 피해를 최소화 할 수 있도록 사전에 대비하여야 합니다.

“I-9 절차 준수는 선택이 아니라 필수입니다.”

미국진출 기업을 운영하는 모든 법인은 I-9 양식 및 고용 관련 법규를 철저히 준수해야 하며,  단순한 행정 절차로 무시하지 말고, 기업의 법적 리스크를 최소화하고 지속적인 성장을 위한 필수적인 전략의 일환으로 적극적으로 대처해야 합니다.

즉, I-9 절차관련 사전에 정부의 감사를 대비하고, 불법 고용으로 인한 금전적·형사적 처벌을 피하기 위해서는 지속적인 내부 점검, 직원 교육, 내부 전문가양성, 외부 전문가와의 지속적인 협력은 선택이 아니라 필수입니다.

더 자세한 내용에 대한 상담을 원하시면 연락주시기 바랍니다.

감사합니다.

김정섭 미국변호사
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